إدارة المسجل العام

نبذة عن الادارة

إدارة المسجل العام و وفقاً لقرار اللجنة الشعبية العامة سابقاً رقم (22) لسنة 2008م، بشأن الهيكل التنظيمي للجامعات ومؤسسات التعليم العالي ، هي احدى الإدارات التابعة لرئيس الجامعة ويمثلها مُسجل عام الجامعة حيث يقوم بالإشراف ،وتسيير الشؤون التعليمية ،لطلاب الجامعة ، وكذلك متابعة ومراقبة تطبيق نظم الدراسة والامتحانات بالجامعة، ويتولى مهامه من خلال المكاتب التالية :ـ
1/ مكتب الدراسة والامتحانات ويتبعه الأقسام التالية:ـ
أ/ قسم الخريجين.    ب/قسم الجودة والاعتماد.    ج/ قسم الوافدين.

2/ مكتب الإسكان الطلابي والإعاشة.
3/ مكتب الوسائل التعليميـــــــــــــــــــــــة .
4/ مكتب الخدمـــــــــــة الاجتماعيـــــــــــة.

كما يتولى مسجل عام الجامعة الإشراف (فنياً)على مسجلي الكليات ورؤساء أقسام الدراسة والامتحانات بالكليات، وإصدار التعليمات لهم، بما يضمن سير العملية التعليمية ، وجــودتها كمــا يُــعتبر مســجل عــام الجــامعة عـــضواً فــي مـــــجلـس الجامعة، وهــو يُمـثل جـانب الطـلاب بـالإدارة العليا ، حيث يـعمل تـحـت إشـراف وتـوجيـهات رئيس الجامعة.




آلية عمل المسجل العام

(1) - دليل الطلاب ودليل الإجراءات

يتضمن دليل كل كلية نصوص لائحة الدراسة والامتحانات، والتأديب بالجامعة، وخاصة فيما يتعلق منها بالقبول والتسجيل، وتجديد القيد وإيقافه، وهناك مسودة دليل للإجراءات يعمل على تجهيزها بالمسجل العام .

(2) - سياسة القبول بالجامعة

تلتزم جامعة خليج السدرة سياسات لقبول الطلاب بالجامعة مستمدة مما ترمي إليه الجامعة في سياستها العامة من خلال: ـ
1/ اجتــماعات مجلس الجامعة ، حيثُ يتم عـرض القدرة الاستيعابية مـن كـل كلـية.
2/ إجراءات المسجل العام من خلال مراسلاته لعمداء الكليات قبل بداية العام الجامعي بفترة، على ضوئها يتم وضع أسس قبول الأعداد للكليات، بحسب إمكانيات وقدرة كل كلية على استيعاب أعداد الطلبة المستهدفين.

(3) - شــروط قبــــول الطــــــلاب

يلتزم المسجل العام بإتباع ضوابط وشروط قبول الطلاب، التي ترد من جهات الاختصاص، مع العمل على تحديد ضوابط خاصـــــة لبعــــــض الكليــــات(الطبية والطبية المساعدة ،التربية) ويكون ذلك عن طريق إجراء امتحانات القبول، والمقابلات الشخصية مع الأخذ في الاعتبار دائماً القدرة الاستيعابية للكليات .

(4) - سياسة قبول الطلاب الوافدين

توجد بالجامعة سياسة لقبول الطلاب الوافدين، وخاصة في الكليات الطبية، وهي كلية (العلوم الصحية)، ويكون ذلك من خلال تحديد الأعداد، اعتماداً على النسبة العامـة لأعـداد الطــلاب الـوطنيين ، أو أحــيانا إرجـــاء قـــبــول الطــلاب الــوافدين لعام أخر، نظراً لعدم توفر الإمكانات، إلا لعدد محدود من الطلاب، ولا يكاد هذا العدد يستغــرق الطــلاب الــوطنيــين.

(5) - سياسة انتقال الطلاب من وإلى الجامعة

ــ توجد شروط عامة لانتقال الطلاب من الجامعة، وإليها، وهذا وارد بنص المادة (10) من اللائحة (501) لسنة (2010م.) بشأن تنظيم التعليم العالي، وهذا النص موجود في اللوائح الداخلية للكليات، مع إضافة بعض النصوص لبعض اللوائح الداخلية، لها علاقة بنقل الطلاب، من وإلى الجامعة، وبما لا يتعارض مع نصوص وروح اللائحة العامة، ويوجد نموذج مُعد لانتقال الطلاب من وإلى الجامعة يتضمن أهم تلك الشروط والضوابط، لكي يكون الطلاب على علم بها، ومُعلن في موقع الجامعة ، يتم بموافقة مسجل عام الجامعة، على اعتبار أنه بوابة دخول وخروج الطـــلاب مــــن الجـــامعة.
ــ كما توجد لجان معتمدة دائمة للمعادلات في كل كلية، تتولى إجراء المعادلة للطلاب المنتقلين إلى الجامعة، يتم مخاطبتها من المسجل العام، وتتولى هذه اللجان البث في الإجراءات المطلوبة في مدة لا تزيد عن شهر، ثم يتم إخطار الطالب رسمياً بنتيجة المعادلة عن طريق مسجل الكلية.

(6) - نظام حفظ المستندات

إضافة الى الانظمة الالكترونية، يوجد مكان بالمسجل العام ملائم إلى حد كبير، ومنفصل عن مكان عمل المُسجل العام، وفي ذات الوقت تحت إشرافه ورقابته، ويتولاها مكتب الدراسة والامتحانات، يحمل هذا المكان تصنيفات بحسب الكلية وسنة التخرج.

(7) - سريـــــــــة المعلومـــــــــــــات

ـ هناك قواعد واضحة، ومستقرة للعمل بها فيما يتعلق بالمحافظة على سرية المعلومات الشخصية للطلبة، وأهم تلك البيانات كالتالي:ــ
أ/ البيانات الإدارية.    ب/ البيانات العلمية.
ـــ فالبيانات الإدارية للطلبة الدارسين لدى مسجل الكلية وفي منظومته، وهو مسئول عنها، أما البيانات العلمية وهي موجودة لدى رئيس قسم الدراسة والامتحانات، والتابع فنياً للمسجل العام، وهو مسئول عنها ،فكل هذه المعلومات وغيرها في منظومات يشرف عليها أشخاص محددين، ولديهم فقط الأرقام السرية لتشغيل تلك المنظومات، وذلك حتى نظمن الحفاظ على سرية المعلومات المتعلقة بمسيرة الطالب أثناء دراسته وبعد تخرجه

(8) - توجد بالجامعة نوعين من اللوائح

1/ لائحة عامة للدراسة والامتحانات، ضمن اللائحة رقم (501) لسنة 2010م. بشأن تنظيم التعليم العالي.
2/ لوائح داخلية لكل كليات الجامعة، والقديم منها يتم تحديثه، شريطة عدم مخالفة نصوص اللائحة العامة، مع الأخذ في الاعتبار الطبيعة الخاصة لبعض الكليات (الكليات الطبية ــ التربية

(9) - السجلات الأكاديمية

توجد بالجامعة سجلات أكاديمية تحدد فيها نتائج الامتحانات، منها ما هو ورقي، ومنها ما هو إلكتروني، عند المسجل العام، وعند أقسام الدراسة والامتحانات بالكليات.

(10) - معالجة أوضاع الطلاب المتعثرين

الطلاب المتعثرين في دراستهم يتم مخاطبة رؤساء أقسام الدراسة والامتحانات بالكليات، لإحالة قوائم الطلاب المتعثرين في دراستهم، من خلال مسيرتهم العلمية بالكلية، مرفقة بتقارير علمية، توضح وضعهم العلمي ، وعندها يتولى مسجل عام الجامعة مقابلة الطالب المعني، ثم يصدر تعليماته مكتوبة على نموذج يُعد لهذا الغرض، يُسمى ( نموذج تغيير مسار) وهو بموجبه يتم تغيير مسار هذا الطالب المُتعثر إلى قسم علمي أخر، أحياناً في ذات الكلية، يتماشى مع قدراته العلمية ، أو تغيير مساره لكلية أخرى تكون أقل في نسب ضوابط القبول، فمثلاً لو أن الحالة التي بين أيدينا من كلية العلوم يتم تغيير مساره إلى كلية الاقتصاد مثلاً أو الآداب.
وهناك حالات معالجة أخرى للطلاب المتعثرين، وهو تغيير صفة القيد من النظامي إلى منتسب، في الكليات التي يسمح نظام الدراسة لها بذلك، على سبيل المثال كلية الاقتصاد، أو بعض الأقسام في كلية الآداب، أو كلية القانون

(11) - برامج رعاية الطلاب المتفوقين

للجامعة برامج لدعم ورعاية الطلاب المتفوقين والمبدعين، بحيث يتم التنسيق مع مكتب التعاون الدولي بالجامعة فيما يتعلق بالمنح الدراسية، التي يمكن الاستفادة منها، وتوظيف الراغبين في العمل داخل الجامعة.




الهيكل التنظيمي




للتواصل مع ادارة المسجل العام

00218916023046